Este é mais um detalhe importante para o sucesso de um evento, seja ele corporativo, seja ele social: SABER ORGANIZAR UM CRONOGRAMA.

E um produtor de eventos precisa saber dominar a estratégia de organizar um cronograma bem estruturado.

Aqui a Planner de Eventos da TEAM Assessoria, Paula Rotta Assis vai dar dicas importantes para você entender como um cronograma te ajuda, quais as etapas para montar uma planilha completa e a importância de um cronograma de eventos.

O importante é entender todas as etapas para construir este cronograma, pois uma vez que este planejamento é adotado, você terá um modelo a ser seguido para as próximas vezes.

Então anota aí todos os detalhes 🙂

O que colocar no planejamento?

Eu gosto muito de utilizar o Excel, nele eu consigo de forma prática e eficiente listar tudo o que o meu evento precisa e organizar as informações. Coloco exatamente tudo de forma organizada, separo por tópicos de acordo com as etapas do evento. Por exemplo: na parte de custos coloco, fornecedores, valores, datas de pagamento, descrições importantes, quantidades etc…. Então vamos lá…..bora começar a construir nosso cronograma:

Como fazer ?

Divida seu plano em ações que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Organize cada uma dessas etapas. Também é primordial dividir esses passos em categorias com o que já foi feito e o que ainda deve ser executado.

– Datas

Estipular prazos é muito importante. Existem ações mais urgentes que precisam de decisões antecipadas, como confirmar e/ou garantir o local, por exemplo, enquanto outros detalhes podem esperar um pouco mais para serem decididos como, por exemplo, a garantia de equipamentos, como caixas de som ou retroprojetores.

Tenha os deadlines para cada ação e se dedique às que são prioridade.

Também é essencial ter um calendário no cronograma de eventos. Não apenas sobre os dias do encontro promovido por você, mas do ano inteiro. É importante saber sobre feriados e datas que podem atrapalhar ou ajudar a sua organização, e atrair mais ou menos participantes, como um grande festival na cidade ou algo promovido por algum concorrente, por exemplo.

– As finanças

Detalhadamente defina o orçamento inicial e defina a quantidade de dinheiro que cada área receberá. Não há necessidade de muito recurso financeiro para realizar um evento de qualidade. Seja realista e se organize de forma concreta com base no que se tem disponível de recurso financeiro, patrocínios ou apoios.

Uma outra estratégia é se você conta com lucro arrecadado a partir das inscrições do público, coloque essa projeção no cronograma, para ter uma ideia dos investimentos que podem ser feitos ainda na fase de organização, quando as vendas começarem a ter efeito.

#DicaTEAM: São muitos os detalhes de um evento, ter um espaço com um check list para conseguir acompanhar melhor todos os tópicos e ver o que já foi finalizado, vai ajudar e muito toda a equipe envolvida na organização do evento.

É importante também deixar um espaço nas planilhas para que observações possam ser feitas. Às vezes, é importante tomar nota sobre alguma pendência que está em andamento sob uma condição especial, principalmente quando se trabalha em equipe.

Anotamos todos os detalhes negociados, alterações de ideias, tudo, não deixamos passar uma só informação.

– Os contratos

Fornecedores, convidados e outros profissionais terceirizados atuam em momentos diferentes e será necessário alguns documentos esclarecendo quais serviços estão sendo ofertados, os direitos e deveres de cada parte e, claro, a questão do pagamento.

Tenha no seu cronograma de eventos os detalhes divididos em dois períodos: o do acordo, onde geralmente se deposita um valor inicial, e o de confirmação, quando o que foi prometido tiver sido cumprido e, então, o restante do que foi definido no contrato, pago.

– A programação

Não tem nada pior em um evento, em minha opinião, do que atrasos ou descumprimentos de horários.

Colocar no papel como cada palestra, conversa e intervalo acontecerá, vai evitar que algum convidado se prolongue demais, atrasando o que foi planejado, ou que outros imprevistos desse tipo apareçam. Assim você respeitará os convidados do evento.

Mas não estamos falando apenas do que você divulgará aos participantes. Tenha também uma lista para os membros da equipe de organização, com a divisão de tarefas de cada dia. Uma escala com ações pequenas, como revezamento dos turnos para descanso, é um diferencial.

Agora você chegou até aqui e sabe o que é preciso ter no seu cronograma de eventos. #SUCESSO

Por : Paula Rotta Assis